MS Excel, també conegut com Microsoft Excel, és un programari molt utilitzat a la majoria d'empreses o negocis d'arreu del món. Proporciona diverses eines, funcions i característiques per fer que aquest programari sigui rendible per a empreses globals en diversos camps. Per tant, per aprendre i organitzar correctament les dades amb Excel, hem de conèixer la definició i els fonaments bàsics d'aquest potent programari.
Aquest article tracta la definició de MS Excel i els seus fonaments bàsics per ajudar-nos a familiaritzar-nos amb aquest potent programari.
Definició de MS Excel
Per definició, 'Microsoft Excel és un programa de fulls de càlcul creat per Microsoft que utilitza taules per registrar i analitzar dades numèriques i estadístiques amb fórmules i funcions'.
En paraules senzilles, MS Excel és un potent programa de fulls de càlcul inclòs amb Microsoft Office i s'utilitza principalment per registrar dades en taules. Consta de diverses files i columnes, que es poden utilitzar per introduir dades. El programa es considera útil per a diverses tasques, com ara el càlcul de despeses setmanals, l'elaboració de nòmines, la comptabilitat i l'ordenació/filtració interactiva de dades segons diversos criteris.
Historial i versions de MS Excel
MS Excel és un dels programes de programari de fulls de càlcul més antics i ha realitzat diverses actualitzacions i correccions. Aquest potent programa de fulls de càlcul es va llançar inicialment l'any 1985 per a sistemes basats en Macintosh. Més tard, es va llançar per a altres plataformes populars, inclòs Windows.
La taula següent mostra la llista de totes les versions d'Excel publicades fins ara per a Macintosh:
| Versió Excel (Macintosh) | Any de llançament |
|---|---|
| Excel 1 | 1985 |
| Excel 1.5 | 1988 |
| Excel 2.2 | 1989 |
| Excel 3.0 | 1990 |
| Excel 4.0 | 1992 |
| Excel 5.0 | 1993 |
| Excel 98 | 1998 |
| Excel 2000 | 2000 |
| Excel 2001 | 2001 |
| Excel 2004 | 2004 |
| Excel 2008 | 2008 |
| Excel 2011 | 2011 |
| Excel 2016 | 2016 |
| Excel 2018 | 2018 |
La taula següent mostra la llista de totes les versions d'Excel publicades fins ara per a Windows:
| Versió Excel (Windows) | Any de llançament |
|---|---|
| Excel 2.0 | 1987 |
| Excel 3.0 | 1990 |
| Excel 4.0 | 1992 |
| Excel 5.0 | 1993 |
| Excel 95 | 1995 |
| Excel 97 | 1997 |
| Excel 2000 | 2000 |
| Excel 2002 | 2002 |
| Excel 2003 | 2003 |
| Excel 2007 | 2007 |
| Excel 2010 | 2010 |
| Excel 2013 | 2013 |
| Office 365 i Excel 2016 | 2016 |
| Excel 2019 | 2018 |
És important tenir en compte que la versió Excel 4.0 es va incloure com a part de Microsoft Office Suite a la versió 3.0 d'Office. Des de llavors, Excel es va actualitzar contínuament amb la suite Office.
Característiques de MS Excel
En els primers dies, Excel va tenir un paper crucial en la realització de diverses operacions financeres per a les empreses, inclosa la comptabilitat i el manteniment de registres. No obstant això, ha rebut diverses actualitzacions al llarg del temps, que normalment han ajudat a fer d'Excel un programari imprescindible per als processos empresarials. L'última versió d'Excel inclou una àmplia gamma de funcions.
Algunes de les característiques essencials de Microsoft Excel inclouen les següents:
Capçalera i peu de pàgina: Igual que els documents de Word, també podem utilitzar una capçalera/ peu de pàgina als nostres documents Excel. Es troba a la part superior i inferior de cada pàgina d'un document de full de càlcul.
Cerca i substitueix: MS Excel ens permet trobar les dades desitjades, com ara text o números, utilitzant la funció Cerca al full de treball. A més, també podem substituir les dades existents per dades actualitzades personalitzades.
Protecció amb contrasenya: Mitjançant l'ús de la contrasenya, podem protegir el nostre llibre d'excel d'accés no autoritzat. En última instància, aquesta funció ens ajuda a mantenir les nostres dades protegides.
Filtret de dades: El filtratge de dades és una manera més ràpida de trobar i continuar treballant amb un subconjunt de dades en un interval seleccionat. La funció de filtratge de dades és útil i inclou opcions de filtre automàtic i filtre avançat.
Classificació de dades: Mitjançant la funció d'ordenació de dades, podem organitzar les dades dels fulls de treball Excel en alguns ordres lògics. Excel normalment ens permet ordenar les dades de diverses maneres, inclòs l'ordre ascendent o descendent.
Fórmules incorporades: MS Excel conté una àmplia gamma de fórmules que podem utilitzar per realitzar càlculs fàcils o complexos. Algunes fórmules bàsiques inclouen la suma, la resta, la multiplicació, la divisió, la mitjana, el mínim, etc.
mapa mecanografiat
Actualització de dades en temps real: A excel, apliquem diferents funcions per calcular valors i obtenir els resultats desitjats. Si substituïm alguns valors existents pels nous, Excel actualitza automàticament els resultats a les cel·les corresponents.
Inserció de gràfics: Una de les característiques destacades d'Excel és la disponibilitat de diversos gràfics, com ara gràfics circulars, gràfics de barres, gràfics de línies i molt més. Aquests gràfics de vegades poden marcar una gran diferència en l'anàlisi i la comparació de dades.
A més de les funcions estàndard del full de càlcul, Excel també ofereix suport de programació mitjançant Visual Basic per a aplicacions (VBA) de Microsoft, la possibilitat d'accedir a dades de fonts externes mitjançant el Dynamic Data Exchange (DDE) de Microsoft.
Usos de MS Excel
MS Excel s'utilitza àmpliament per organitzar dades i realitzar càlculs fàcils i complexos per obtenir resultats per a l'anàlisi financera. És preferit en gairebé tots els sectors empresarials i en empreses de petita a gran escala.
Malgrat això, també s'utilitza per gestionar despeses i altres coses basades en dades per als requisits de la llar. No està malament dir que els usos de MS Excel són gairebé infinits. Diferents persones utilitzen aquest potent programari segons les seves necessitats.
Alguns dels usos essencials de MS Excel es detallen a continuació:
- Entrada de dades
- Gestió de dades
- Anàlisi financera
- Modelització financera
- Comptabilitat
- Gestió del temps
- Gestió de tasques
- Programació (VBA)
- Gestió de la relació amb el client (CRM)
- Gràfics, gràfics i informes
En particular, Excel és un requisit per a qualsevol dada que s'hagi d'organitzar.
La interfície d'Excel
La interfície d'Excel és senzilla i es pot entendre fàcilment. Això és important per entendre la interfície principal per començar a treballar-hi.
La imatge següent mostra totes les seccions principals d'Excel, inclosa la barra de fórmules, fila, columna, cel·la, pestanya del full de treball, etc.
Parlem breument de tots els termes que es mostren a la imatge anterior:
string dividida bash
Conceptes bàsics de MS Excel
Hem de conèixer els fonaments bàsics de MS Excel per començar a treballar-hi. Les següents són algunes coses bàsiques per aprendre:
Obertura d'un MS Excel
Obrir MS Excel és el primer que hem de saber per treballar-hi. Hi pot haver diferents maneres d'obrir un MS Excel, com ara:
- Podem obrir-lo fent doble clic a la seva icona directament des de l'escriptori si està instal·lat mitjançant la configuració predeterminada.
- Podem obrir-lo fent doble clic al seu nom des del menú Inici, que es troba dins de la carpeta MS Office.
- Podem utilitzar la funció 'Cerca de Windows' i introduir el text 'Excel'. Mostrarà tots els fitxers i programes amb aquest nom situats a l'ordinador. Així, podem fer doble clic al seu nom sota els programes per obrir-lo.
És important tenir en compte que MS Excel s'ha d'instal·lar a la màquina, i llavors només podrem obrir-lo nosaltres. Si no trobem el programa seguint els passos anteriors, vol dir que el sistema no té suite Office.
Obertura d'un full de càlcul
Després d'haver obert l'MS Excel, ens demanarà que continuem. Més concretament, mostra diverses fitxes entre les quals podem escollir la desitjada i començar a treballar-hi. Si volem començar a treballar des de zero, podem seleccionar la fitxa 'Llibre de treball en blanc' i llançar un full de càlcul negre.
A més, si tenim un fitxer excel existent i volem treballar-hi, podem fer-hi clic 'Obre altres llibres de treball' des de la cantonada inferior esquerra. Després d'això, podem localitzar el fitxer mitjançant l'explorador de fitxers i fer-hi doble clic. El fitxer existent s'obrirà a l'instant.
Treballant amb la cinta
La cinta es coneix com el tauler de control central d'Excel. Aquesta potent eina es troba a la part superior de la finestra després d'obrir Excel.
Podem fer gairebé tot en excel des de la cinta.
Una cinta conté diverses pestanyes, com ara Inici, Inserció, Disseny de pàgina i més, i cada pestanya consta del nombre de botons per processar diferents ordres a Excel. El millor d'aquests botons és que si col·loquem el cursor del ratolí sobre qualsevol botó, ens indica quina tasca farà.
A més d'això, Excel ens permet personalitzar la cinta segons la nostra elecció. Podem amagar/demostrar i inserir noves ordres en conseqüència.
Gestió de Fulls de treball
Una altra característica excel·lent d'Excel és que els llibres de treball d'Excel poden tenir diversos fulls de treball. Podem gestionar diferents fulls de treball del llibre directament des de la part inferior de la finestra. En un 'llibre de treball en blanc' per defecte, podem veure un sol full amb el nom 'Full 1'.
Per inserir més fulls de treball, podem utilitzar a més (+) signe, que es dóna al costat del nom del full. A més, podem clic dret al seu nom per mostrar el nombre d'altres opcions relacionades amb els fulls. Podem fer clic en aquestes opcions per gestionar els fulls de treball en conseqüència.
Introducció de les dades
Introduir les dades a Excel és un dels passos bàsics. Tot i que és el pas inicial que hem de realitzar a Excel per començar a treballar amb dades, és bastant fàcil i gairebé sense esforç.
Per introduir les dades, podem seleccionar la cel·la específica i començar a prémer el botó del teclat en conseqüència. Malgrat això, també podem copiar, retallar i enganxar dades en Excel d'altres programes. A més d'això, també podem importar les dades d'altres fitxers.
Excel ens permet utilitzar text, números, símbols i altres caràcters necessaris per a l'entrada de dades.
botó per centrar css
Realització de càlculs
És una altra gran característica d'Excel que podem realitzar diversos càlculs sobre les nostres dades. Fer càlculs bàsics a Excel és molt fàcil.
Podem utilitzar signes matemàtics entre les dades i els resultats es proporcionaran automàticament. Per exemple, si introduïm = 4+5 a qualsevol de les cel·les i premeu el botó Enter, la cel·la mostrarà el valor 9 , que és el suma de 4 i 5. A més, si seleccionem una cel·la concreta, la fórmula original (tot el que hem donat en aquesta cel·la) es mostra a la barra de fórmules.
D'una altra manera, també podem utilitzar les referències de cel·les i inserir les operacions matemàtiques entre elles. Això també obtindrà el resultat corresponent. Per exemple, suposem que introduïm 4 a la cel·la A1 i 5 a la cel·la B1. Pròxim, entrem = A1+B1 a la cel·la C1. En fer això, cel·la C1 mostra la suma dels valors donats a les cel·les A1 i B1.
De la mateixa manera, podem realitzar altres càlculs aritmètics a Excel.
Ús de Funcions
Obtenir resultats amb les funcions d'excel és una de les tasques essencials, i pot reduir el temps del procés de treball fins a cert punt.
En particular, la majoria de funcions/fórmules prenen conjunts de nombres com a entrades i proporcionen els resultats corresponents. Parlem d'això amb un exemple senzill:
Suposem que introduïm 4 a la cel·la A1 i 5 a la cel·la B1. A continuació, introduïm = SUMA(A1;B2) en cel·la C1. En fer això, cel·la C1 mostra la suma dels valors donats a les cel·les A1 i B1.
Excel té una àmplia gamma de funcions valuoses. Per visualitzar diferents funcions, podem navegar a la pestanya 'Fórmules' i seleccionar-hi la categoria específica. Excel mostra totes les funcions compatibles d'aquesta categoria en particular.
Un cop ens familiaritzem amb les funcions, podem introduïu el signe igual (=) dins de la cel·la i escriu-hi començant qualsevol funció. Aleshores, Excel mostra automàticament les funcions corresponents i la seva sintaxi. Podem seleccionar la funció i seguir endavant segons la sintaxi.
Salvant la nostra feina
Un cop hem fet la nostra feina, l'hem de guardar en un fitxer. Si tanquem l'Excel sense desar-lo, perdrem la nostra feina. La manera més senzilla de desar un fitxer Excel a un ordinador és prémer una drecera del teclat 'Ctrl + S'. Un cop premem aquesta drecera, l'excel ens demanarà que triem un nom de fitxer i la ubicació per desar-lo.
També podem fer clic a 'Desa' botó situat a la 'Barra d'eines d'accés ràpid'. Aquest botó també ens ajuda a desar les dades temporals en un fitxer existent.
Punts importants a recordar
Hi ha moltes coses crucials que hem de saber abans de començar a treballar en excel. Algunes de les coses més importants que cal recordar s'enumeren a continuació:
- Excel ens permet utilitzar una àmplia gamma de dreceres de teclat per agilitzar el nostre procés de treball. Hem d'utilitzar les tecles de drecera d'Excel i augmentar la productivitat del nostre procés de treball.
- Quan volem compartir un fitxer excel amb algú, i no cal fer més edició, hem de desar un fitxer en format pdf. Aquest format no és fàcil d'editar, cosa que fa que les dades estiguin segures de les entrades no autoritzades. A més, el format pdf també és més conegut per a la impressió.
- Excel ens permet utilitzar diferents extensions de fitxers. Tanmateix, cada extensió té els seus usos. En particular, l'extensió XLSX és el format predeterminat per als fitxers Excel quan no hi ha macros VBA al seu interior.
- Si el fitxer Excel té grans quantitats de dades (normalment més de 10 MB), hem d'utilitzar l'extensió XLSB. És més ràpid i compatible amb totes les funcions, formats i fins i tot macros VBA. Tanmateix, és possible que aquest format no sigui compatible amb altres programes de fulls de càlcul.
- Com que Excel admet programació VBA, no hem d'obrir un fitxer Excel rebut de fonts no fiables perquè pot contenir alguns codis vulnerables.
- Quan desem un fitxer Excel utilitzant l'ordre 'Desa com', hem de ser prudents; en cas contrari, podem acabar substituint per error el fitxer per l'original. D'aquesta manera, de vegades podem perdre dades essencials.